İyi Bir Proje Oluşturmak İçin İzlenmesi Gereken Adımlar

Proje nedir? Ve doğru bir proje hangi adımlardan geçer? Nasıl hazırlanır? Şu unutulmamalıdır ki nasıl olursa olsun her projenin belli hedefleri, iyi bir planlama süreci ve maliyet çıkarımının yapılması gerekir. Öncelik ile projenin tanımını yapıp daha sonra iyi bir projeye başlamak için hangi adımların izlenmesi gerektiğine ve bir projenin başarılı olması için neler gerektiği anlatılabilir.

Proje: Belli bir amaç için; belirli bir yerde, bir süre belirlenerek ve bu iş için belirli miktarda bir bütçe ayrılarak planlı bir şekilde yapılan çalışmaları içerir. Bir Projenin Tamamlanabilmesi için Aşağıdaki Adımlar İzlenmelidir:

1 – Projeye başlama
2 – Projeyi planlama
3 – Projeyi yürütme ( işleme koyma )
4 – Projenin gözlenmesi ve denetlenmesi
5 – Projenin bitirilmesi.

Tüm projelerin bu veya benzer aşamalardan geçmesi gerektiği unutulmamalıdır. Bu gibi aşamalardan geçmeyen çoğu proje başlamadan ya da yeni başlamış iken bitmeye mahkûmdur. Her proje mutlaka belli bir program dahilinde hareket etmelidir. Tabi bu her projenin yukarıda sayılan tüm aşamaları tek tek geçmesi gerektiği anlamına gelmez. Bazı projelerin yukarıda sayılan adımların her birini tek tek geçmesi gerekirken; bazıları için üç veya dört adım yeterli olup sonuca ulaşılabilir. Bazı projelerin düzgün ilerleyebilmesi için ise bir adıma bir kaç kez uğramak gerekebilir. Bu ise yapılan işin türüne göre değişiklik arz etmektedir.

proje yönetimi

Yukarıda sayılan beş adımı incelemek gerekirse şunlar söylenebilir:

1 – Projeyi Başlatma: Projeye başlayabilmek için öncelik ile bu aşamanın düzgün bir şekilde planlanmış olması gerekir. İlk adım olan başlama süreci iyi planlanmaz ise bu projenin amacına uygun bir şekilde ihtiyaçları karşılama ihtimali istenilen ölçüde olamayacaktır. Bu aşamada iş çevresini iyi anlamak, tanımlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemlidir. Bir eksiklik var ise belirlenip, düzeltilerek hemen projeye eklenmelidir. İlk adım olan başlama aşamasının olmazsa olmazları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

a – İhtiyaç ve gereksinimlerin hedefler doğrultusunda analiz edilmesi,
b – Toplanan verileri gözden geçirmek,
c – Finansal analiz yaparak bütçe oluşturmak ve maliyetleri belirlemek,
d – Hissedarları belirleyerek listesini oluşturmak,
e – Bütün şartları ve kuralları kapsayan ayrıntılı şekilde hazırlanmış proje sözleşmesi.

2 – Projeyi Planlama: İlk adımdan hemen sonra; proje, ayrıntılı bir şekilde planlanır. Planlamadaki amaç proje uygulanırken ortaya çıkacak olan maliyetleri ve kaynakları önceden tahmin ederek projeyi etkili bir şekilde yönetmektir. Böylece proje başladığı zaman ortaya çıkabilecek olan ekstra durumları en alt seviyeye indirerek; projeden üst düzey fayda sağlanması hedeflenmektedir. Çünkü bu aşamada oluşacak hatalar projenin başarısını olumsuz yönde etkileyecektir. Planlama aşamasına şunlar eklenebilir:

a – Planlama şeklini belirlemek,
b – Kapsamını geliştirmek,
c – Planlamada yer alacak ekibi seçmek,
d – Ürünleri tanımlayarak, iş ayrışım yapısını oluşturmak,
e – Kaynak gereksinimlerini tahmin etmek,
f – Zaman ve maliyet tahmini,
g – Zaman çizelgesi hazırlamak,
h – Bütçe oluşturmak,
ı – Riskleri planlamak,
i – İşi başlatmak için resmi onay almak,

3 – Projeyi yürütme ( işleme koyma ) : Planlanmış olan projenin uygulanması aşamasıdır. Planlamaya uygun olarak aktiviteler işleme koyulur.

4 – Projenin gözlenmesi ve denetlenmesi: İzleme ve kontrol da denen bu aşama da; projenin uygulanması sırasında sorunların zamanında fark edilerek; yapılan eksiklik, hata veya yanlışların çok geç olmadan zamanında tedbirlerin alınması sağlanır. Bu aşama projedeki performansın izlenmesine ve ölçülmesine katkı sağlar. Bu saye de Proje daha bitmeden önce yapılan hatalar fark edilerek düzeltme imkânı doğabilir.

5 – Projenin Bitirilmesi: Projenin artık tamamlanmasıdır. Bu aşama da dosya resmi olarak kapanır ve dosyalar arşivlenir.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir